# Intégrations dans Eye on Data
Eye on Data prend en charge des intégrations avec des plateformes externes afin de centraliser les flux de données et d'éviter les doubles encodages. Vous travaillez ainsi plus efficacement tout en gardant le contrôle sur les bons de travail, la planification, le matériel et l'enregistrement du temps.
# Aperçu
Toutes les organisations n'utilisent pas toutes les intégrations. Elles sont généralement configurées par l'administrateur de votre organisation ou par le support Eye on Data, et vous les retrouvez sous Organisation > Intégrations.
| Intégration | À quoi elle sert | Pertinente lorsque |
|---|---|---|
| Robaws | Récupère les clients, contacts, commandes de vente, projets et articles ; renvoie les bons de travail | Vous gérez votre administration dans Robaws |
| SMTP | Fait passer tout l'e-mail sortant par votre propre serveur de messagerie | Vous voulez que les messages proviennent de votre propre domaine |
| Spryng | SMS en cas d'alarme | Vous voulez aussi recevoir les alarmes par SMS |
Si une intégration n'est pas activée, la plateforme continue simplement de fonctionner. Sans SMTP, l'e-mail part via le serveur de messagerie d'Eye on Data ; sans Spryng, les alarmes sont uniquement transmises par e-mail ; sans Robaws, vous gérez les clients, projets et articles directement dans Eye on Data.
# Intégration Robaws
L'intégration Robaws fonctionne dans deux directions, chacune avec sa propre source de vérité :
| Direction | Quoi | Source de vérité |
|---|---|---|
| Robaws → Eye on Data | Clients, contacts, commandes de vente, projets et articles | Robaws est la source pour l'administration |
| Eye on Data → Robaws | Bons de travail issus de flux de travail approuvés | Eye on Data est la source pour l'exécution |
L'intégration se configure par organisation. La direction entrante (Robaws → EoD) s'exécute automatiquement toutes les heures, tant que l'option « Synchroniser automatiquement avec Robaws » est activée. Si elle est désactivée, rien n'est récupéré. La direction sortante (EoD → Robaws) se déclenche au moment où un bon de travail est envoyé.
# Robaws → Eye on Data
Les objets sont mis en correspondance via un ID de liaison. Vous le trouvez par objet sous IDs d'intégration sur la page de détail.
En combien de temps une modification arrive-t-elle ?
Robaws envoie une notification à Eye on Data dès qu'une modification a lieu ; celle-ci est donc normalement visible en quelques secondes. Si cette notification n'arrive pas ou ne peut pas être traitée, la modification est reprise lors de la récupération horaire suivante. Comptez donc au maximum une heure. Si vous ne voyez toujours rien après cela, consultez les logs (voir Dépannage).
# Clients → Sociétés
| Robaws | Eye on Data | Remarque |
|---|---|---|
name | Nom | Obligatoire. Un client sans nom n'est pas importé. |
website | Site web | |
vatIdNumber | Numéro de TVA | |
address | Localisation Société | Uniquement si une rue et un numéro sont renseignés. |
invoiceAddress | Localisation Facturation | Idem. |
archivedAt | Supprimé | L'archivage dans Robaws marque la société comme supprimée dans EoD. |
| - | Type | Pour une nouvelle société, ce sera Client. Pour une société existante, votre propre choix est conservé. |
| - | Service par défaut | Créé automatiquement lors de la première synchronisation de la société. |
# Contacts d'un client → Utilisateurs
| Robaws | Eye on Data | Remarque |
|---|---|---|
name | Prénom | |
surname | Nom | |
email | Adresse e-mail et nom d'utilisateur | Obligatoire. Un contact sans adresse e-mail est ignoré ; cela est signalé dans les logs. |
tel | Téléphone | |
gsm | Téléphone supplémentaire | |
position | Fonction | |
archivedAt | Connexion désactivée et utilisateur supprimé | Un contact archivé ne peut plus se connecter. |
| - | Rôle | Lors du premier import, le contact reçoit le rôle Invité. Si vous le modifiez ensuite dans EoD, votre modification est conservée. |
Un Invité ne voit qu'un tableau de bord
Le rôle Invité donne au contact accès au tableau de bord et à rien d'autre : pas d'arborescence d'objets, pas de réglage d'alarmes. Si le contact doit suivre son installation et régler des valeurs d'alarme, attribuez-lui le rôle Responsable. Voir Utilisateurs pour ce que chaque rôle est autorisé à faire.
Les contacts sont lus au niveau du client, pas du projet
L'intégration lit les contacts uniquement au niveau du client dans Robaws. Les contacts rattachés à un projet dans Robaws ne sont pas récupérés.
Un contact est donc lié à la société dans Eye on Data, et une liaison au niveau de la société donne accès à tous les projets de cette société. Pour limiter quelqu'un à un seul chantier, liez cette personne manuellement à ce chantier via Accès sur la page du projet, et ne l'ajoutez pas comme contact du client dans Robaws.
Attention également au sens inverse : la synchronisation ne retire jamais un accès. Si vous supprimez un contact d'un client dans Robaws, cette personne conserve son accès dans Eye on Data jusqu'à ce que vous supprimiez la liaison manuellement.
# Commandes de vente → Services
| Robaws | Eye on Data | Remarque |
|---|---|---|
logicId | Nom | Sans valeur, le nom par défaut est utilisé. |
title | Description | |
distance | Distance | Utilisée pour l'indemnité kilométrique lors de l'envoi d'un bon de travail. |
clientId | Société | La société correspondante doit déjà être synchronisée, sinon une erreur survient. |
# Projets → Projets (chantiers)
| Robaws | Eye on Data | Remarque |
|---|---|---|
planningName | Nom | S'il est vide, logicId est utilisé comme nom. |
logicId | Description | |
clientId | Société | La société correspondante doit déjà être synchronisée. |
date | Date de début | |
siteAddress | Localisation Installation | Voir l'avertissement ci-dessous. |
archivedAt / deletedAt | Supprimé | |
| - | Disponibilité | Un nouveau projet est réglé par défaut sur « toujours disponible ». |
Une adresse de chantier vide dans Robaws écrase la localisation dans EoD
À chaque synchronisation, la localisation du projet est reprise de l'adresse de chantier dans Robaws. S'il n'y a ni rue ni numéro, la localisation dans Eye on Data est vidée.
Conséquence : le projet et les équipements qui en dépendent disparaissent de la carte et du tableau de bord principal, alors que les appareils continuent de mesurer et de déclencher des alarmes. Cela concerne surtout les projets qui n'existent dans Robaws que pour une vente ou une commande et qui n'ont donc pas d'adresse de chantier. Dans ce cas, renseignez l'adresse de chantier dans Robaws, ou donnez des coordonnées propres aux équipements.
# Articles → Articles
| Robaws | Eye on Data | Remarque |
|---|---|---|
name | Nom | Obligatoire. |
articleNumber | Description | |
articleGroup | Type d'article | Obligatoire. Un article sans groupe d'articles dans Robaws n'est pas importé. Le groupe est créé automatiquement comme type d'article. |
# Eye on Data → Robaws
Lors de l'envoi d'un bon de travail, un work order est créé ou mis à jour dans Robaws.
| Eye on Data | Robaws | Remarque |
|---|---|---|
| Nom du flux de travail | title | |
| Date d'échéance | date | |
| - | status | Toujours réglé sur « EOD rapport verstuurd ». |
| Société | companyId | Via l'ID de liaison de la société. |
| Projet (chantier) | projectId | Obligatoire. Sans ID de liaison sur le projet, une erreur survient et rien n'est envoyé. |
| Service | salesOrderId | |
| Articles consommés | lineItems | Quantité plus l'ID de l'article Robaws. Un article sans ID de liaison est signalé et ignoré. |
| Distance du service | lineItems (indemnité km) et commuteEntries | Uniquement si une distance est renseignée sur le service. |
| Enregistrements de temps | timeEntries | Heure de début et de fin, remarque, et le type de travail comme article. |
| Mesures avec un ID de liaison | extraFields | Uniquement les mesures pour lesquelles un champ Robaws est lié. |
| Collaborateurs | employeeId sur l'enregistrement de temps | Nécessite une liaison manuelle par collaborateur. |
# Ce qui n'est pas synchronisé
- Équipements, capteurs et connecteurs de données. Vous les gérez entièrement dans Eye on Data ; Robaws ne les connaît pas.
- Mesures, alarmes et tableaux de bord.
- Accès des contacts aux projets. Voir l'avertissement sous Contacts.
- Liaisons des collaborateurs. Elles ne sont pas créées automatiquement ; vous les liez manuellement une fois.
# Conditions pour une synchronisation correcte
- Chaque projet dans EoD doit avoir un ID de liaison valide correspondant au projet Robaws. Sans cet ID, aucun bon de travail ne peut être envoyé.
- Les articles doivent appartenir à un groupe d'articles dans Robaws et avoir un ID de liaison dans EoD.
- Les types de travail utilisés sur les enregistrements de temps doivent être liés à un article Robaws.
- Les collaborateurs doivent être liés manuellement au préalable via leur ID de liaison.
- Seuls les bons de travail approuvés sont envoyés.
# Indicateurs de statut dans le flux de travail
Pour chaque tâche pouvant être synchronisée avec Robaws, le statut de synchronisation est affiché visuellement :
- 🟡 En attente d'envoi
- 🟢 Envoyé avec succès
- 🔴 Erreur survenue (vérifiez la correspondance ou la connexion)
# Configuration
- Allez dans Organisation > Intégrations > Robaws et cliquez sur Connecter. Connectez-vous à Robaws et donnez l'autorisation.
- Activez « Synchroniser automatiquement avec Robaws ». Sans cette option, rien n'est récupéré.
- Renseignez les IDs de liaison pour les projets, les collaborateurs, les articles et les types de travail.
- Après la première synchronisation, vérifiez dans les logs les clients, contacts ou articles ignorés.
# Dépannage
Tout ce que l'intégration effectue ou ignore se retrouve dans les logs. Messages fréquents :
| Message | Cause |
|---|---|
| Contact … niet geïmporteerd door leeg e-mailadres | Le contact n'a pas d'adresse e-mail dans Robaws. |
| Geen bedrijf gevonden voor project … | La société de ce projet n'est pas encore synchronisée. |
| Geen artikel groep gevonden voor … | L'article n'est pas dans un groupe d'articles dans Robaws. |
| Geen Robaws ID gevonden voor project | L'ID de liaison manque sur le projet ; le bon de travail n'a pas été envoyé. |
| Geen Robaws ID ingesteld voor artikel … | L'article consommé n'a pas d'ID de liaison et ne figure pas sur le bon de travail. |
# Intégration SMTP (votre propre serveur de messagerie)
Par défaut, Eye on Data envoie tous les e-mails sortants via son propre serveur, avec noreply@eyeondata.eu comme adresse d'expéditeur et Eye on Data comme nom d'expéditeur. L'intégration SMTP permet de faire partir tout le courrier de votre organisation via votre propre serveur de messagerie, afin que les messages proviennent de votre propre domaine.
Le paramètre s'applique à toute l'organisation et à tous les e-mails sortants : notifications d'alarme, rapports, envois de bons de travail, invitations à la plateforme et rappels.
# Champs
| Champ | Obligatoire | Signification |
|---|---|---|
| Serveur | ✔ | Le nom d'hôte de votre serveur SMTP, par exemple smtp.votredomaine.be. |
| Port | ✔ | Généralement 587 avec TLS, ou 465 en SSL. |
| TLS/SSL | À cocher lorsque votre serveur exige une connexion chiffrée. Si vous le laissez décoché, la connexion n'est pas chiffrée. | |
| Nom d'utilisateur | ✔ | Le nom de connexion sur votre serveur de messagerie. |
| Mot de passe | ✔ | Le mot de passe correspondant. Privilégiez un compte dédié ou un mot de passe d'application plutôt qu'une boîte personnelle. |
| Adresse e-mail | ✔ | L'adresse depuis laquelle les messages sont envoyés, et où arrivent les réponses. |
| Nom | Le nom d'expéditeur que voit le destinataire. Laissé vide, le courrier retombe sur le nom par défaut. |
# Configuration
- Allez dans Organisation > Intégrations > SMTP et ouvrez les paramètres.
- Renseignez les données de votre serveur de messagerie et enregistrez.
- Activez l'intégration. Tant qu'elle est désactivée, le serveur de messagerie par défaut d'Eye on Data reste utilisé.
- Vérifiez qu'un message de test arrive, par exemple en vous invitant vous-même ou en envoyant un rapport.
Pour chaque intégration, vous pouvez consulter via Logs ce qui a été envoyé et quelles erreurs se sont produites.
Des données incorrectes bloquent aussi vos notifications d'alarme
Comme tout le courrier sortant passe par ce serveur, un mot de passe erroné ou un port bloqué signifie que les notifications d'alarme par e-mail n'arrivent plus non plus. Après chaque modification, vérifiez que le courrier part effectivement.
Tenez également compte des limites de votre propre fournisseur : de nombreux serveurs de messagerie limitent le nombre de messages par heure. Une organisation avec beaucoup d'alarmes peut s'y heurter.
# Intégration Spryng (SMS)
L'intégration Spryng permet à Eye on Data d'envoyer des SMS en cas d'alarme. C'est le seul usage du SMS : les rapports, les invitations et les bons de travail partent toujours par e-mail.
# Champs
| Champ | Obligatoire | Signification |
|---|---|---|
| Clé API | ✔ | La clé de votre compte Spryng. |
# Conditions pour un SMS réussi
Un SMS n'est envoyé que si toutes ces conditions sont remplies :
- L'intégration est activée et une clé API est renseignée.
- Il s'agit d'un environnement de production. Aucun SMS n'est envoyé sur les environnements de test et de staging, même avec une clé valide.
- Le destinataire a un numéro de téléphone sur son profil. Sans numéro, la case SMS dans ses notifications n'est pas cochable.
- Le destinataire a coché SMS pour la gravité de cette alarme, sous Notifications > Alarmes.
- Le destinataire est abonné à la société, au chantier ou à la règle d'alarme concernée.
# Comment le message part
| Expéditeur | Le nom alphanumérique Eye on Data |
| Numéro | Le numéro de téléphone du profil, dont le + est retiré |
| Contenu | La notification d'alarme avec l'équipement, la valeur mesurée et l'horodatage |
| Nouvelles tentatives | En cas d'échec, deux tentatives suivent après 5 minutes et une dernière après 30 minutes. Ensuite, plus rien n'est tenté jusqu'à ce que l'alarme se referme et se déclenche à nouveau. |
Saisissez les numéros avec l'indicatif du pays, par exemple +32478123456. La plateforme ne valide pas le numéro : un numéro sans indicatif est tout de même transmis et refusé par Spryng.
# Configuration
- Allez dans Organisation > Intégrations > Spryng et ouvrez les paramètres.
- Renseignez la clé API et enregistrez.
- Activez l'intégration.
- Assurez-vous que les utilisateurs concernés ont un numéro de téléphone sur leur profil et ont coché SMS pour les gravités souhaitées.
Aucun avertissement lorsque votre crédit est épuisé
Eye on Data ne surveille pas le solde de votre compte Spryng. Si votre crédit est épuisé, ou si le nom d'expéditeur Eye on Data n'est plus enregistré chez votre fournisseur, Spryng refuse chaque SMS et plus aucun message ne sort, sans autre avertissement. Les notifications par e-mail continuent de fonctionner.
En cas de doute, consultez les Logs de l'intégration : un SMS refusé y apparaît. Surveillez vous-même le solde de votre compte Spryng.