Eye on Data

# Flux de travail et instances de flux de travail

Un flux de travail décrit un processus au sein de votre organisation et se compose de différentes étapes que vous définissez vous-même, telles que planifier, remplir un formulaire ou approuver, par exemple un dépannage, un entretien périodique, l'enregistrement de relevés de compteurs, l'enregistrement d'arrêts, la saisie de données de production, etc.

Sur la base d'un flux de travail, vous pouvez démarrer un nombre (illimité) d'instances de flux de travail. Les étapes suivies sont décrites dans le flux de travail. Il est possible de transmettre des informations complémentaires à l'utilisateur en ajoutant une description ou des médias à une instance de flux de travail.

# Étapes du flux de travail

Lorsque vous composez un flux de travail via le menu Tâches > Flux de travail, vous déterminez vous-même le déroulement d'un processus au sein de votre organisation. Une « Étape » contient une mission ou une action créée et attribuée automatiquement par Eye on Data lorsque l'étape précédente est terminée.

# Types d'étapes

Un nouveau flux de travail contient toujours les étapes par défaut « Démarrage » (première) et « Terminé » (dernière). Vous déterminez vous-même combien et quelles étapes doivent avoir lieu entre les deux.

Chaque étape que vous créez en cliquant sur « + Étape », puis en la faisant glisser dans le bon ordre, peut être du type « Formulaire » ou « Automatisation ». Selon le type d'étape, vous pouvez ajouter différents composants et configurer différentes options.

Notez que vous pouvez donner un nom propre à chaque étape du flux de travail.

# Démarrage

L'étape « Démarrage » est toujours la première étape d'un flux de travail ; les informations standard telles que le projet doivent y être complétées. Lors de la création automatique de flux de travail pour lesquels ces informations sont déjà connues, cette étape peut éventuellement être ignorée.

# Formulaire

Une étape « Formulaire » est attribuée à une équipe d'utilisateurs. Les membres de cette équipe peuvent exécuter cette tâche en répondant au formulaire.

Une étape « Formulaire » contient un composant job avec les possibilités de configuration suivantes :

  • Texte : nom du job
  • Type : fixe ou dynamique. Fixe signifie que le type de job est connu à l'avance et configuré de manière fixe dans le flux de travail. Dynamique signifie que le « type de job » sera choisi au démarrage d'une instance de flux de travail. C'est pratique lorsque vous souhaitez par exemple appliquer un flux de travail général d'entretien alors que le type de job (formulaire) diffère selon le projet ou l'installation.
  • Équipe : l'équipe à laquelle ce job doit être attribué par défaut. Les membres de cette équipe peuvent retrouver et exécuter ces tâches.
  • Le type de job doit être planifié : si vous activez cette option, une étape « Planifier » supplémentaire est ajoutée au flux de travail avant l'étape actuelle.
  • Le type de job doit être approuvé : si vous activez cette option, une étape « Approuver » supplémentaire est ajoutée au flux de travail après l'étape actuelle.

# Planifier

Dans la configuration d'un formulaire, vous pouvez éventuellement indiquer que le job doit être planifié. Dans ce cas, une étape « Planifier » supplémentaire est automatiquement ajoutée avant l'étape « Formulaire ».

L'étape « Planifier » permet de planifier l'action suivante, c'est-à-dire d'indiquer un moment et un responsable capable d'exécuter cette action.

# Approuver

Dans la configuration d'un formulaire, vous pouvez éventuellement indiquer que le job doit être approuvé. Dans ce cas, une étape « Approuver » supplémentaire est automatiquement ajoutée après l'étape « Formulaire ».

L'étape « Approuver » permet de contrôler le formulaire complété et, si nécessaire, de le modifier avant d'exécuter les étapes suivantes, comme l'envoi d'un rapport ou l'enregistrement de données historiques.

Notez que l'étape Approuver dispose elle aussi de l'option faire approuver. Il est ainsi possible d'enchaîner plusieurs approbations. C'est par exemple intéressant lorsque vous souhaitez d'abord une approbation technique, puis seulement une approbation administrative, réalisées par des équipes d'utilisateurs différentes.

# Automatisation

Une étape d'automatisation est exécutée automatiquement par Eye on Data.

# Rapport

Le composant Rapport permet de générer automatiquement un rapport et de l'envoyer par e-mail. Vous pouvez choisir pour quelle étape du flux de travail le rapport doit être généré.

Vous pouvez éventuellement choisir d'adapter les données par flux de travail. Dans ce cas, une étape supplémentaire est ajoutée au flux de travail avant l'étape Automatisation, permettant à un utilisateur d'apporter des modifications avant la génération du rapport.

Lors de l'envoi par e-mail, vous pouvez faire déterminer dynamiquement l'objet et le contenu. Le rapport est joint au format PDF.

Le logo de l'organisation peut éventuellement être joint ou non.

Notez que l'envoi de rapports nécessite que la connexion SMTP soit configurée (voir organisation).

# Conditions

Vous pouvez choisir d'ajouter des conditions supplémentaires à vos étapes.

« Si » indique quand une condition est remplie. Par exemple lorsqu'une étape passe au statut « Prêt ».

« Alors » indique l'action que vous souhaitez exécuter :

  • Démarrer une nouvelle instance de sous-flux de travail
  • Démarrer une nouvelle instance de flux de travail
  • Aller à l'étape

Lors du démarrage d'une nouvelle instance de flux de travail, le nom peut être composé à l'aide d'espaces réservés et la date de planification souhaitée peut être complétée automatiquement. Par défaut, elle se base sur la date de planification souhaitée précédente et sur la récurrence configurée au niveau du service (par ex. mensuelle, annuelle, etc.). Vous pouvez également choisir de déterminer la date de planification souhaitée sur la base de la date d'exécution.

L'option « Ignorer l'étape de démarrage » permet de clôturer immédiatement l'étape de démarrage et d'activer la deuxième étape du flux de travail.

# Statut

La tâche de flux de travail et les jobs sous-jacents peuvent se voir attribuer un certain nombre de statuts fixes :

# À faire

Le job ou la tâche est prêt à être exécuté.

# En cours

La tâche est en cours d'exécution.

# Bloqué

S'il n'est pas possible d'exécuter la tâche, elle peut être placée au statut bloqué.

Un motif peut éventuellement être indiqué : instructions peu claires, outillage indisponible (outils, alimentation électrique, etc.), consommables indisponibles (pièces de rechange, recharges), attente d'un collègue, attente du client, pas d'accès, conditions météorologiques.

# Prêt

Une fois la tâche achevée, elle est prête et clôturée.

# Ordre

La tâche peut parcourir les statuts suivants :

Notez qu'un job au statut bloqué entraîne également le blocage de la tâche de flux de travail parente. Le flux de travail ne peut pas être poursuivi tant que le job n'est pas remis en cours.

# Démarrer une instance de flux de travail

Pour créer une instance de flux de travail, naviguez vers Tâches > Ajouter et complétez la configuration suivante :

  • le type de flux de travail à exécuter
  • pour quel projet (installation/ligne de production)
  • pour quel service

Selon les étapes et options configurées, il est possible que vous deviez compléter des informations supplémentaires, comme une date de planification ou un type de job.

# Réponses

Dans la plupart des cas, une tâche est clôturée avec une seule réponse, par ex. le remplissage d'un formulaire.

Il est toutefois possible que plusieurs réponses soient attendues et envoyées pour une tâche.

Notez que si vous interrompez le remplissage d'une tâche et la reprenez plus tard, cette réponse partielle est conservée et envoyée comme une seule réponse dès que vous cliquez sur envoyer.

# Partager

Il est possible de partager un formulaire de réponse en ouvrant l'instance de flux de travail à l'étape « Exécuter » et en cliquant en bas sur le bouton Partager. Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez ensuite copier l'URL ou télécharger le QR code. La personne qui reçoit cette URL ou scanne le QR code sera invitée à se connecter, puis accédera directement au formulaire.

# Planifier des bons de travail en masse

Lorsque vous souhaitez planifier simultanément plusieurs bons de travail à l'étape « Planifier », vous ne devez pas les ouvrir un par un.

  1. Allez dans Tâches et sélectionnez, dans l'aperçu des flux de travail, les bons de travail que vous souhaitez planifier (cochez-les dans la première colonne).
  2. Cliquez sur Actions groupées (apparaît dès qu'au moins un bon de travail est sélectionné) et choisissez Planifier.
  3. Dans la fenêtre Planification personnalisée, saisissez une date d'exécution (de/à) et choisissez un collaborateur.
  4. Confirmez avec Planifier. Tous les bons de travail sélectionnés reçoivent la même planification en une seule fois.

REMARQUE

L'action Planifier n'est disponible que lorsque tous les bons de travail sélectionnés se trouvent à l'étape « Planifier ».

# Types de jobs

Un type de job décrit un job pouvant être exécuté comme étape d'un flux de travail. Le type de job contient des données générales, le matériel nécessaire et un formulaire comprenant une sélection de questions ou de missions propres à ce job.

# Général

Paramètre Description Valeur
nom nom convivial Entretien Bruges Markt
Description description du type de job Fiche d'entretien pour le projet Bruges Markt
durée attendue durée attendue en minutes 120
catégorie catégorie à laquelle ce type appartient fiches d'entretien
projet par défaut projet par défaut auquel ce type appartient. Lorsque vous sélectionnez ce type de job, ce projet est immédiatement complété et le planificateur ne doit plus l'indiquer. Bruges Markt
service par défaut service par défaut auquel ce type appartient. Lorsque vous sélectionnez ce type de job, ce service est immédiatement complété et le planificateur ne doit plus l'indiquer. Bruges Markt - Contrat d'entretien 2023
Compétences Liste des compétences requises pour ce type de job Certificat nacelle élévatrice
Connecteur de données À activer éventuellement s'il est possible que ce formulaire soit complété non pas par un collaborateur, mais par une machine ou un automate. Oui/Non

# Matériel

Sélectionnez un certain nombre de types d'appareils ou d'articles nécessaires à cette mission, par exemple un nettoyeur haute pression, 10 litres de chlore.

Notez que lors de la planification de cette mission, vous pouvez sélectionner l'appareil ou l'article précis depuis l'emplacement de stock souhaité.

# Contrôler les données de l'asset

Pour les formulaires comportant des assets liés, vous pouvez configurer que l'exécutant doit d'abord contrôler et confirmer explicitement les données de l'asset avant de pouvoir compléter le formulaire. Les données sont alors affichées de manière proéminente (et non résumées ou masquées derrière une icône de crayon), de sorte que l'exécutant les confirme activement, comparable à l'acceptation de conditions. Vous améliorez ainsi la qualité et l'exactitude des données des assets.

# Formulaire

Le formulaire peut être construit avec une ou plusieurs sections. Cela signifie que vous pouvez regrouper des composants et naviguer vers une autre section en cliquant sur précédent ou suivant.

Les composants suivants peuvent être ajoutés à une section du formulaire :

  • Titre : titre principal ; le texte peut être complété et traduit.
  • Sous-titre : sous-titre ; le texte peut être complété et traduit.
  • Texte : champ de texte libre pouvant être complété et traduit. Il est possible de rendre le texte repliable et de le définir comme replié par défaut.
  • Type de mesure : sélectionner un type de mesure existant ou créer un nouveau type de mesure.
  • Tableau : un bloc tableau dynamique avec des champs librement modifiables par ligne. Vous définissez vous-même les colonnes (par ex. de cellule à cellule, nombre de connexions, couple de serrage, exécution, contrôle, etc.). Pendant qu'il complète le formulaire, l'utilisateur peut, via Ajouter une ligne, ajouter autant de lignes que nécessaire, dupliquer une ligne existante (pratique lorsque de nombreuses lignes se ressemblent) ou supprimer une ligne, et compléter chaque ligne séparément, utile pour les documents d'inspection ou de contrôle dont le nombre de lignes n'est pas fixé à l'avance. Disponible aussi bien dans le portail que dans l'application mobile.

Options de mesure :

  • Afficher le titre : Oui/Non
  • Remplacer le titre : remplacer le titre par défaut pour ce formulaire
  • Afficher la description : Oui/Non
  • Matériel : lier un appareil à la mesure ; avec le type fixe, vous choisissez l'appareil directement dans ce formulaire. S'il est dynamique, vous pouvez choisir l'appareil au démarrage du formulaire.

Pendant que vous complétez le formulaire, il est possible d'ajouter des commentaires ou des médias. En outre, à côté de la mesure, vous pouvez cliquer sur une icône de tendance afin d'afficher l'historique sous forme de graphique.

# Variantes

Il est possible de créer différentes variantes d'un formulaire. Cela signifie que vous pouvez configurer un seul type de job tout en déterminant, pour chaque type de mesure, quand celui-ci s'applique à une variante.

Cela peut s'appliquer à une matrice d'entretien, afin de définir ce qui doit être complété lors de la mise en service, de l'entretien mensuel, de l'entretien annuel et de la mise hors service.

Une variante peut être créée avec les paramètres suivants :

  • Exécutant (société)
  • Périodicité : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

# Créer un type de job

Naviguez vers le module Tâches > Types de jobs.

Cliquez sur la section par défaut « Étape 1 » et adaptez le nom si vous le souhaitez.

# Configuration manuelle

Naviguez vers le sous-onglet « Composants » sur le côté droit et faites glisser les composants souhaités de la liste de droite vers le formulaire de gauche.

Cliquez sur enregistrer.

# Configuration export/import

À côté du bouton « + SECTION », vous trouverez un menu accessible via les 3 points. Ce menu vous permet de choisir d'exporter ou d'importer le formulaire.

Pour créer un nouveau type de job, effectuez les étapes suivantes après avoir créé un nouveau type de job et copié son ID.

  1. Naviguez vers un type de job existant et exportez-le, ou utilisez un export précédent. Notez que si vous souhaitez effectuer l'import sur un autre type de job, vous devez remplacer l'ID dans la première colonne.
  2. Supprimez toutes les lignes qui ne s'appliquent pas à ce formulaire et ajoutez éventuellement des lignes supplémentaires. Notez que vous avez besoin de l'ID du type de mesure pour cela.
  3. Vérifiez que la colonne Section est correctement complétée et modifiez-la si nécessaire.
  4. Après la colonne section, vous pouvez créer une colonne supplémentaire par variante et placer une croix sur chaque ligne concernée.
  5. Enregistrez les modifications.
  6. Naviguez vers le type de job que vous souhaitez adapter et importez le fichier.

Remarques :

  • la suppression de lignes est possible
  • les mesures qui ne sont attribuées à aucune variante sont toujours affichées.
  • les mesures doivent avoir un ID et ne sont donc pas créées automatiquement pendant l'import.

← Planification →