Workflows en workflow instanties

Een workflow omschrijft een proces binnen je organisatie en bestaat uit verschillende stappen die je zelf samenstelt zoals inplannen, formulier invullen of goedkeuren, bijvoorbeeld depannage, periodiek onderhoud, registratie tellerstanden, registratie stilstand, invoeren productiegegevens...

Op basis van een workflow kan je (oneindig veel) workflow instanties opstarten. De gevolgde stappen staan beschreven in de workflow. Optioneel kan extra informatie worden meegegeven aan de gebruiker door een omschrijving of media aan te vullen bij een workflow instantie.

Workflow stappen

Wanneer je een workflow samenstelt via het menu Taken > Workflows bepaal je zelf hoe een proces binnen je organisatie verloopt. Een 'Stap' bevat een opdracht of actie die automatisch aangemaakt en toegekend wordt door Eye on Data wanneer de vorige stap werd afgewerkt.

Type stappen

Een nieuwe workflow bevat steeds de standaard stappen 'Start' (Eerste) en 'Afgewerkt' (Laatste). Je kan zelf bepalen hoeveel en welke stappen hiertussen dienen te gebeuren.

Elke stap die je aanmaakt door op '+ Stap' te klikken en door daarna de stap in de juiste volgorde te slepen kan ofwel van het type 'Formulier' of 'Automatisering' zijn. Afhankelijk van het type stap kan je andere componenten toevoegen en opties configureren.

Merk op dat je elke stap in de workflow een eigen naam kan geven

Start

De 'Start' stap is steeds de eerste stap van een workflow waarbij de standaard informatie zoals project dient ingevuld te worden. Bij het automatisch aanmaken van workflows waarbij deze informatie reeds gekend is kan deze stap optioneel worden overgeslaan.

Formulier

Een 'Formulier' stap wordt toegekend aan een team van gebruikers. De leden van dit team kunnen deze taak afwerken door het formulier te beantwoorden.

Een 'Formulier' stap bevat een job component met volgende configuratiemogelijkheden:

• Tekst: Naam van de Job
• Type: Vast of Dynamisch. Vast betekent dat het jobtype vooraf gekend en vast geconfigureerd is in de workflow. Dynamisch betekent dat het 'Jobtype' zal gekozen worden bij het opstarten van een workflow instantie. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een algemene workflow voor onderhoud wenst toe te passen maar het jobtype (formulier) per project of installatie verschillend is.
• Team: Het team aan wie deze job standaard dient toegekend te worden. De leden van dit team kunnen deze taken terug vinden en afwerken.
• Jobtype moet worden ingepland: indien je deze optie activeert zal er een extra stap 'Inplannen' worden toegevoegd aan de workflow voor de huidige stap.
• Jobtype moet worden goedgekeurd: indien je deze optie activeert zal er een extra stap 'Goedkeuren' worden toegevoegd aan de workflow na de huidige stap.

Inplannen

Optioneel kan je bij de configuratie van een Formulier aangeven dat de job dient ingepland te worden. In dat geval zal er automatisch een extra 'Inplannen' stap worden toegevoegd voor de 'Formulier' stap.

De 'Inplannen' stap laat toe om de daaropvolgende actie in te plannen. Dit betekent een tijdstip en verantwoordelijke aanduiden die deze actie kan afwerken.

Goedkeuren

Optioneel kan je bij de configuratie van een Formulier aangeven dat de job dient goekgekeurd te worden. In dat geval zal er automatisch een extra 'Goedkeuren' stap worden toegevoegd na de 'Formulier' stap.

De 'Goedkeuren' stap laat toe om het ingevulde formulier te controleren en eventueel aan te passen alvorens de volgende stappen zoals het uitsturen van een rapport of het bewaren van historische data uit te voeren.

Merk op dat de stap Goedkeuren eveneens de optie heeft om te laten goedkeuren. Zo is het mogelijk om meerdere goedkeuringen na elkaar te laten gebeuren. Dis is bijvoorbeeld interessant wanneer men eerst een technische goedkeuring en daarna pas de administratieve goedkeuring wenst uit te voeren door verschillende teams van gebruikers.

Automatisering

Een automatisering stap zal automatisch worden uitgevoerd door Eye on Data.

Rapport

De component Rapport laat toe om automatisch een rapport te genereren en via e-mail te versturen. Er kan gekozen worden voor welke stap van de workflow het rapport dient gegenereerd te worden.

Optioneel kan je ervoor kiezen om de gegevens per workflow aan te passen. In dat geval zal er een extra stap worden toegevoegd aan de workflow voor de Automatisering stap waarbij een gebruiker nog wijzigingen kan doorvoeren alvorens het rapport te genereren.

Bij het versturen via e-mail kan je het onderwerp en de inhoud dynamisch laten bepalen. Als bijlage zal het rapport in PDF-formaat worden meegestuurd.

Optioneel kan het logo van de organisatie al dan niet worden meegestuurd.

Merk op dat het versturen van rapporten vereist dat de SMTP-koppeling werd opgezet (zie organisatie).

Condities

Je kan er voor kiezen om extra condities toe te voegen aan je stappen.

"Als" geeft aan wanneer een conditie voldaan is. Bijvoorbeeld wanneer een stap in de status "Klaar" wordt geplaatst.

"Dan" geeft aan wat de actie is die je wenst uit te voeren:

• Start nieuwe subworkflow instantie
• Start nieuwe workflow instantie
• ga naar stap

Bij het starten van een nieuwe workflow instantie kan de naam worden samengesteld m.b.v. placeholders en kan de gewenste planningsdatum automatisch worden ingevuld. Standaard zal dit o.b.v. de vorige gewenste planningsdatum zijn en de herhaling ingesteld bij de dienst (vb. maandelijks, jaarlijks...). Er kan ook gekozen worden om de gewenste planningsdatum te bepalen o.b.v. de uitvoeringsdatum.

De optie "Sla de start-stap over" laat toe om de start-stap meteen af te werken en de tweede stap in de workflow te activeren.

Status

De workflow taak en onderliggende jobs kunnen aan een aantal vaste statussen worden toegekend:

Te doen

De job of taak staat klaar voor uitvoering.

In uitvoering

De taak is in uitvoering.

Geblokkeerd

Indien het niet mogelijk is om de taak uit te voeren kan deze in de status geblokkeerd worden geplaatst.

Hiervoor kan optioneel een reden opgegeven worden: instructies niet duidelijk, gereedschap niet beschikbaar (tools, stroomvoorziening...), verbruiksmaterialen niet beschikbaar (vervangstukken, bijvulling), wachten op een collega, wachten op klant, geen toegang, weersomstandigheden

Klaar

Eens de taak is voltooid is de taak klaar en afgesloten.

Volgorde

De taak kan volgende statussen doorlopen:

Merk op dat een job met status geblokkeerd er ook voor zorgt dat de bovenliggende workflow taak eveneens geblokeerd is. Men kan de workflow niet verder afwerken alvorens de job terug in uitvoering te plaatsen.

Starten van een workflow instantie

Voor het aanmaken van een workflow instantie navigeer je naar Taken > Toevoegen en dien je volgende configuratie aan te vullen:

• het type workflow die moet uitgevoerd worden
• voor welk project (installatie/productielijn)
• voor welke dienst

Afhankelijk van de geconfigureerde stappen en opties is het mogelijk dat je extra informatie dient aan te vullen zoals planningsdatum of een jobtype.

Antwoorden

Een taak zal in de meeste gevallen met één antwoord worden afgewerkt, vb. het invullen van een formulier.

Het is echter mogelijk dat er meerdere antwoorden worden verwacht en verstuurd voor een taak.

Merk op dat wanneer je tijdens het invullen van een taak stopt en later herneemt dit gedeeltelijke antwoord zal worden bijgehouden en als één antwoord zal worden verstuurd eens je op verzenden klikt.

Delen

Het is mogelijk om een antwoordformulier te delen door de workflow instantie te openen in de "Uitvoeren" stap en onderdaan op de Delen knop te klikken. Daarna kan je in het pop-up scherm de URL kopiëren of de QR-code downloaden. De persoon die deze URL ontvangt of QR-code scant zal gevraagd worden om in te loggen en daarna meteen naar het formulier navigeren.

Werkopdrachten in bulk plannen

Wanneer je meerdere werkopdrachten in de stap 'Inplannen' tegelijk wil inplannen, hoef je ze niet één voor één te openen.

1. Ga naar Taken en selecteer in het workflow-overzicht de werkopdrachten die je wil inplannen (vink ze aan in de eerste kolom).
2. Klik op Bulk acties (verschijnt zodra er minstens één werkopdracht geselecteerd is) en kies Inplannen.
3. Vul in het venster Aangepast inplannen een uitvoerdatum in (van/tot) en kies een medewerker.
4. Bevestig met Inplannen. Alle geselecteerde werkopdrachten krijgen in één keer dezelfde planning toegewezen.

MERK OP

De actie Inplannen is enkel beschikbaar wanneer alle geselecteerde werkopdrachten zich in de stap 'Inplannen' bevinden.

JobTypes

Een jobtype beschrijft een job die kan uitgevoerd worden als stap van een workflow. Het jobtype bevat algemene gegevens, benodigd materiaal en een formulier met een selectie van vragen of opdrachten voor deze specifieke job.

Algemeen

Instelling	Omschrijving	Waarde
naam	gebruiksvriendelijke benaming	Brugge Markt onderhoud
Omschrijving	Omschrijving van het jobtype	Onderhoudsfiche voor project Brugge Markt
verwachte duur	verwachte duurtijd in minuten	120
categorie	categorie waar dit type toe behoort	onderhoudsfiches
standaard project	standaard project waar dit type toe behoort. Wanneer je dit jobtype selecteert zal dit project ook meteen ingevuld zijn en hoeft de planner dit niet meer aan te duiden.	Brugge Markt
standaard dienst	standaard service waar dit type toe behoort. Wanneer je dit jobtype selecteert zal deze dienst ook meteen ingevuld zijn en hoeft de planner dit niet meer aan te duiden.	Brugge Markt - Onderhoudscontract 2023
Vaardigheden	Lijst met vereiste vaardigheden voor dit jobtype	Certificaat Hoogtewerker
Dataconnector	Optioneel te activeren indien het mogelijk is dat dit formulier niet door een medewerker maar door een machine of PLC zal worden beantwoord.	Ja/Nee

Materiaal

Selecteer een aantal type toestellen of artikelen die nodig zijn voor deze opdracht, bijvoorbeeld een hogedrukreiniger, 10 liter chloor.

Merk op dat je tijdens het plannen van deze opdracht het specifieke toestel of artikel kan selecteren uit de gewenste stocklocatie.

Assetgegevens controleren

Voor formulieren met gekoppelde assets kan je instellen dat de uitvoerder de assetgegevens eerst expliciet moet nakijken en bevestigen vooraleer het formulier ingevuld kan worden. De gegevens worden dan prominent getoond (niet samengevat of achter een potlood-icoon), zodat de uitvoerder ze actief bevestigt — vergelijkbaar met het aanvaarden van voorwaarden. Zo verhoog je de kwaliteit en correctheid van de assetgegevens.

Formulier

Het formulier kan opgebouwd worden met één of meerdere secties. Dit betekent dat je componenten kan bundelen en je door op vorige of volgende te klikken naar een andere sectie kan navigeren.

Volgende componenten kunnen toegevoegd worden aan een sectie van het formulier:

• Titel: Hoofdtitel, tekst kan aangevuld en vertaald worden.
• Ondertitel: Ondertitel, tekst kan aangevuld en vertaald worden.
• Tekst: Vrij tekst veld kan aangevuld en vertaald worden. Het is mogelijk om de tekst in te laten klappen en deze ook standaard ingeklapt in te stellen.
• Type meetwaarde: Selecteren van een bestaand type meetwaarde of aanmaken van een nieuw type meetwaard.
• Tabel: Een dynamisch tabel-blok met vrij invulbare velden per regel. Je bepaalt zelf de kolommen (bv. Cel naar cel, aantal verbindingen, aandraaimoment, uitvoering, controle …). Tijdens het invullen van het formulier kan de gebruiker via Rij toevoegen zoveel regels toevoegen als nodig, een bestaande regel dupliceren (handig wanneer veel regels op elkaar lijken) of een regel verwijderen, en elke regel apart invullen — handig voor inspectie- of controledocumenten waar het aantal regels op voorhand niet vastligt. Beschikbaar in zowel de portal als de mobiele app.

Opties Meetwaarde:

• Titel weergeven: Ja/Nee
• Titel overschrijven: Overschrijven van standaard titel voor dit formulier
• Omschrijving weergeven: Ja/Nee
• Materiaal: Koppelen van een toestel aan de meetwaarde, type vast kies je meteen in dit formulier het toestel. Indien dynamisch kan je bij het opstarten van het formulier het toestel kiezen.

Tijdens het invullen van het formulier is het mogelijk om commentaar of media toe te voegen. Verder kan je naast de meetwaarde ook een trend icoon aanklikken om de historiek te tonen in een grafiek.

Varianten

Het is mogelijk om verschillende varianten van een formulier op te stellen. Dit betekent dat je één jobtype kan configureren maar kan bepalen voor elke type meetwaare wanneer deze van toepassing is voor een variant.

Dit kan toegepast worden voor een onderhoudsmatrix en zo in te stellen wat moet ingevuld worden bij indienststelling, maandelijks onderhoud, jaarlijks onderhoud en uitdienststelling.

Een variant kan worden aangemaakt met volgende instellingen:

• Uitvoerder (Bedrijf)
• Periodiciteit: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks.

Aanmaken van een Jobtype

Navigeer naar de module taken > Jobtypes.

Klik op de standaard sectie 'Stap 1' en pas indien gewenst de naam aan.

Manuele configuratie

Navigeer naar de subtab 'Componenten' aan de rechterkant en sleep de gewenste componenten uit de lijst aan de rechterkant naar het formulier in de linkerkant.

Klik op opslaan.

Export/Import configuratie

Naast de knop '+ SECTIE' kan je een menu vinden via de 3 bolletjes. Via dit menu kan je er voor kiezen om het formulier te exporteren of te importeren.

Om een nieuw jobtype aan te maken voer je volgende stappen uit nadat je een nieuw jobtype hebt aangemaakt en het ID hebt gekopieerd.

1. Navigeer naar een bestaand jobtype en exporteer het jobtype of maak gebruik van een voorgaande export. Merk op dat indien je de import op een ander jobtype wenst uit te voeren je de ID in de eerste kolom moet vervangen.
2. Verwijder alle lijnen die niet van toepassing zijn voor dit formulier en voeg eventueel extra lijnen toe. Merk op dat je hiervoor de ID van het type meetwaarde nodig hebt.
3. Controleer of de Sectie kolom correct is ingevuld en wijzig waar nodig.
4. Na de sectie kolom kan je voor elke variant een extra kolom aanmaken en een kruisje plaatsen bij elke lijn die van toepassing is.
5. Bewaar de wijzigingen.
6. Navigeer naar het jobtype dat u wenst aan te passen en importeer het bestand.

Opmerking:

• lijnen verwijderen kan
• meetwaardes die niet toegekend zijn aan een variant worden altijd getoond.
• meetwaardes moeten een ID hebben en worden dus niet automatisch aangemaakt tijdens de import.