Workflows en workflow instanties

Een workflow beschrijft een proces binnen je organisatie en bestaat uit verschillende stappen die je zelf kunt samenstellen, zoals inplannen, een formulier invullen of goedkeuren. Voorbeelden van workflows zijn depannage, periodiek onderhoud, registratie van tellerstanden, registratie van stilstand en invoeren van productiegegevens.

Op basis van een workflow kun je (een oneindig aantal) workflow-instanties starten. De stappen die worden gevolgd, zijn vastgelegd in de workflow. Indien gewenst kan extra informatie aan de gebruiker worden verstrekt door een omschrijving toe te voegen of media bij te voegen bij een workflow-instantie.

Workflow stappen

Wanneer je een workflow samenstelt via het menu Taken > Workflows bepaal je zelf hoe een proces binnen je organisatie verloopt. Een 'Stap' bevat een opdracht of actie die automatisch aangemaakt en toegekend wordt door Eye on Data wanneer de vorige stap werd afgewerkt.

Type stappen

Een nieuwe workflow bevat steeds de standaard stappen 'Start' (Eerste) en 'Afgewerkt' (Laatste). Je kan zelf bepalen hoeveel en welke stappen hiertussen dienen te gebeuren.

Elke stap die je aanmaakt door op '+ Stap' te klikken en door daarna de stap in de juiste volgorde te slepen kan ofwel van het type 'Formulier' of 'Automatisering' zijn. Afhankelijk van het type stap kan je andere componenten toevoegen en opties configureren.

Merk op dat je elke stap in de workflow een eigen naam kan geven.

Start

De 'Start' stap is steeds de eerste stap van een workflow waarbij de standaard informatie zoals project dient ingevuld te worden. Bij het automatisch aanmaken van workflows waarbij deze informatie reeds gekend is kan deze stap optioneel worden overgeslaan.

Formulier

Een 'Formulier' stap wordt toegekend aan een team van gebruikers. De leden van dit team kunnen deze taak afwerken door het formulier te beantwoorden.

Een 'Formulier' stap bevat een job component met volgende configuratiemogelijkheden:

• Tekst: Naam van de Job
• Type: Vast of Dynamisch. Vast betekent dat het jobtype vooraf gekend en vast geconfigureerd is in de workflow. Dynamisch betekent dat het 'Jobtype' zal gekozen worden bij het opstarten van een workflow instantie. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een algemene workflow voor onderhoud wenst toe te passen maar het jobtype (formulier) per project of installatie verschillend is.
• Team: Het team aan wie deze job standaard dient toegekend te worden. De leden van dit team kunnen deze taken terug vinden en afwerken.
• Jobtype moet worden ingepland: indien je deze optie activeert zal er een extra stap 'Inplannen' worden toegevoegd aan de workflow voor de huidige stap.
• Jobtype moet worden goedgekeurd: indien je deze optie activeert zal er een extra stap 'Goedkeuren' worden toegevoegd aan de workflow na de huidige stap.

Inplannen

Optioneel kan je bij de configuratie van een Formulier aangeven dat de job dient ingepland te worden. In dat geval zal er automatisch een extra 'Inplannen' stap worden toegevoegd voor de 'Formulier' stap.

De 'Inplannen' stap laat toe om de daaropvolgende actie in te plannen. Dit betekent een tijdstip en verantwoordelijke aanduiden die deze actie kan afwerken.

Goedkeuren

Optioneel kan je bij de configuratie van een Formulier aangeven dat de job dient goekgekeurd te worden. In dat geval zal er automatisch een extra 'Goedkeuren' stap worden toegevoegd na de 'Formulier' stap.

De 'Goedkeuren' stap laat toe om het ingevulde formulier te controleren en eventueel aan te passen alvorens de volgende stappen zoals het uitsturen van een rapport of het bewaren van historische data uit te voeren.

Merk op dat de stap Goedkeuren eveneens de optie heeft om te laten goedkeuren. Zo is het mogelijk om meerdere goedkeuringen na elkaar te laten gebeuren. Dis is bijvoorbeeld interessant wanneer men eerst een technische goedkeuring en daarna pas de administratieve goedkeuring wenst uit te voeren door verschillende teams van gebruikers.

Automatisering

Een automatisering stap zal automatisch worden uitgevoerd door Eye on Data.

Rapport

De component Rapport laat toe om automatisch een rapport te genereren en via e-mail te versturen. Er kan gekozen worden voor welke stap van de workflow het rapport dient gegenereerd te worden.

Optioneel kan je ervoor kiezen om de gegevens per workflow aan te passen. In dat geval zal er een extra stap worden toegevoegd aan de workflow voor de Automatisering stap waarbij een gebruiker nog wijzigingen kan doorvoeren alvorens het rapport te genereren.

Bij het versturen via e-mail kan je het onderwerp en de inhoud dynamisch laten bepalen. Als bijlage zal het rapport in PDF-formaat worden meegestuurd.

Optioneel kan het logo van de organisatie al dan niet worden meegestuurd.

Merk op dat het versturen van rapporten vereist dat de SMTP-koppeling werd opgezet (zie organisatie).

Vertalen

Volgende velden zijn beschikbaar in de rapport-interface:

• Onderwerp: onderwerp van de e-mail
• Inhoud: tekst van de e-mail
• Handtekening: handtekening die onder de inhoud zal worden geplaatst

Deze opsplitsing laat toe om per onderdeel te bepalen of deze al dan niet automatisch dienen vertaald te worden.

MERK OP

De placeholders of dynamische gegevens zoals voornaam, projecttitel enz. worden niet vertaald.

MERK OP

De e-mails en rapporten worden vertaald en verstuurd in de voorkeurstaal van de gebruiker. Meer informatie over de gebruikersinstellingen kan je hier vinden.

Condities

Je kan er voor kiezen om extra condities toe te voegen aan je stappen.

"Als" geeft aan wanneer een conditie voldaan is. Bijvoorbeeld wanneer een stap in de status "Klaar" wordt geplaatst.

"Dan" geeft aan wat de actie is die je wenst uit te voeren:

• Start nieuwe subworkflow instantie
• Start nieuwe workflow instantie
• ga naar stap

Bij het starten van een nieuwe workflow instantie kan de naam worden samengesteld m.b.v. placeholders en kan de gewenste planningsdatum automatisch worden ingevuld. Standaard zal dit o.b.v. de vorige gewenste planningsdatum zijn en de herhaling ingesteld bij de dienst (vb. maandelijks, jaarlijks...). Er kan ook gekozen worden om de gewenste planningsdatum te bepalen o.b.v. de uitvoeringsdatum.

De optie "Sla de start-stap over" laat toe om de start-stap meteen af te werken en de tweede stap in de workflow te activeren.

Status

De workflow taak en onderliggende jobs kunnen aan een aantal vaste statussen worden toegekend:

Te doen

De job of taak staat klaar voor uitvoering.

In uitvoering

De taak is in uitvoering.

Geblokkeerd

Indien het niet mogelijk is om de taak uit te voeren kan deze in de status geblokkeerd worden geplaatst.

Hiervoor kan optioneel een reden opgegeven worden: instructies niet duidelijk, gereedschap niet beschikbaar (tools, stroomvoorziening...), verbruiksmaterialen niet beschikbaar (vervangstukken, bijvulling), wachten op een collega, wachten op klant, geen toegang, weersomstandigheden

Klaar

Eens de taak is voltooid is de taak klaar en afgesloten.

Volgorde

De taak kan volgende statussen doorlopen:

Merk op dat een job met status geblokkeerd er ook voor zorgt dat de bovenliggende workflow taak eveneens geblokeerd is. Men kan de workflow niet verder afwerken alvorens de job terug in uitvoering te plaatsen.

Starten van een workflow instantie

Voor het aanmaken van een workflow instantie navigeer je naar Taken > Toevoegen en dien je volgende configuratie aan te vullen:

• het type workflow die moet uitgevoerd worden kan je selecteren uit de lijst met beschikbare workflows
• naam van de workflow instantie, deze kan je uniek maken om later makkelijk op te zoeken vb. "Onderhoud project x - 610"
• voor welk project (installatie/productielijn)
• voor welke dienst
• omschrijving: extra informatie over de taak

Stand

Afhankelijk van de geconfigureerde stappen en opties is het mogelijk dat je extra informatie dient aan te vullen zoals planningsdatum of een jobtype.

Media

Wanneer je een nieuwe taak aanmaakt, ga naar de 'media' sectie en voeg eenvoudig afbeeldingen toe vanaf je computer of uit de opslag.

MERK OP

Voeg bestaande afbeeldingen toe uit de media bibliotheek zonder ze opnieuw te downloaden of te uploaden. Het systeem legt alleen verwijzingen naar de nieuwe taak, zodat de afbeeldingen niet dubbel in de bibliotheek verschijnen.

Omschrijving

De omschrijving van de taak is zowel in het portaal als de mobiele gebruikersinterface beschikbaar en laat toe om extra informatie toe te voegen en te bewerkten.

Er kan eenvoudige opmaak (vet, cursief, nieuwe lijn) en een opsomming takenlijst worden toegevoegd.

Antwoorden

Een taak zal in de meeste gevallen met één antwoord worden afgewerkt, vb. het invullen van een formulier.

Het is echter mogelijk dat er meerdere antwoorden worden verwacht en verstuurd voor een taak.

Wanneer je tijdens het invullen van een taak stopt kan je deze opslaan en als je het formulier later aanvult als één verzenden.

Delen

Het is mogelijk om een antwoordformulier te delen door de workflow instantie te openen in de "Uitvoeren" stap en onderdaan op de Delen knop te klikken. Daarna kan je in het pop-up scherm de URL kopiëren of de QR-code downloaden. De persoon die deze URL ontvangt of QR-code scant zal gevraagd worden om in te loggen en daarna meteen naar het formulier navigeren.

Vorige stap bekijken

Bovenaan kan je de verschillende stappen zien in de workflow. De afgewerkte stappen kunnen bekeken worden door op de stap te klikken. Merk op dat de gegevens niet kunnen gewijzigd worden.

JobTypes

Een jobtype beschrijft een job die kan uitgevoerd worden als stap van een workflow. Het jobtype bevat algemene gegevens, benodigd materiaal en een formulier met een selectie van vragen of opdrachten voor deze specifieke job.

Algemeen

Instelling	Omschrijving	Waarde
naam	gebruiksvriendelijke benaming	Brugge Markt onderhoud
Omschrijving	Omschrijving van het jobtype	Onderhoudsfiche voor project Brugge Markt
verwachte duur	verwachte duurtijd in minuten	120
categorie	categorie waar dit type toe behoort	onderhoudsfiches
standaard project	standaard project waar dit type toe behoort. Wanneer je dit jobtype selecteert zal dit project ook meteen ingevuld zijn en hoeft de planner dit niet meer aan te duiden.	Brugge Markt
standaard dienst	standaard service waar dit type toe behoort. Wanneer je dit jobtype selecteert zal deze dienst ook meteen ingevuld zijn en hoeft de planner dit niet meer aan te duiden.	Brugge Markt - Onderhoudscontract 2023
Vaardigheden	Lijst met vereiste vaardigheden voor dit jobtype	Certificaat Hoogtewerker
Dataconnector	Optioneel te activeren indien het mogelijk is dat dit formulier niet door een medewerker maar door een machine of PLC zal worden beantwoord.	Ja/Nee

Materiaal

Selecteer een aantal type toestellen of artikelen die nodig zijn voor deze opdracht, bijvoorbeeld een hogedrukreiniger, 10 liter chloor.

Merk op dat je tijdens het plannen van deze opdracht het specifieke toestel of artikel kan selecteren uit de gewenste stocklocatie.

Formulier

Het formulier kan opgebouwd worden met één of meerdere secties. Dit betekent dat je componenten kan bundelen en je door op vorige of volgende te klikken naar een andere sectie kan navigeren.

Volgende componenten kunnen toegevoegd worden aan een sectie van het formulier:

• Titel: Hoofdtitel, tekst kan aangevuld en vertaald worden.
• Ondertitel: Ondertitel, tekst kan aangevuld en vertaald worden.
• Tekst: Vrij tekst veld kan aangevuld en vertaald worden. Het is mogelijk om de tekst in te laten klappen en deze ook standaard ingeklapt in te stellen.
• Type meetwaarde: Selecteren van een bestaand type meetwaarde of aanmaken van een nieuw type meetwaarde.
• Type toestel: Selecteren van een bestaand type toestel waarvoor standaard type meetwaardes werden geconfigureerd. Hiervoor krijg je een dialoogvenster te zien waarbij je de type meetwaardes kan aan of uitvinken. Deze zullen automatisch worden toegevoegd aan het formulier en gekoppeld worden aan een variabele van dit type toestel.

Opties Meetwaarde:

• Titel weergeven: Ja/Nee
• Titel overschrijven: Overschrijven van standaard titel voor dit formulier
• Omschrijving weergeven: Ja/Nee
• Materiaal: Koppelen van een toestel aan de meetwaarde, type vast kies je meteen in dit formulier het toestel. Indien dynamisch kan je bij het opstarten van het formulier het toestel kiezen.

Tijdens het invullen van het formulier is het mogelijk om commentaar of media toe te voegen. Verder kan je naast de meetwaarde ook een trend icoon aanklikken om de historiek te tonen in een grafiek.

Varianten

Het is mogelijk om verschillende varianten van een formulier op te stellen. Dit betekent dat je één jobtype kan configureren maar kan bepalen voor elke type meetwaare wanneer deze van toepassing is voor een variant.

Dit kan toegepast worden voor een onderhoudsmatrix en zo in te stellen wat moet ingevuld worden bij indienststelling, maandelijks onderhoud, jaarlijks onderhoud en uitdienststelling.

Een variant kan worden aangemaakt met volgende instellingen:

• Uitvoerder (Bedrijf)
• Periodiciteit: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks.

Aanmaken van een Jobtype

Navigeer naar de module taken > Jobtypes.

Klik op de standaard sectie 'Stap 1' en pas indien gewenst de naam aan.

Manuele configuratie

Navigeer naar de subtab 'Componenten' aan de rechterkant en sleep de gewenste componenten uit de lijst aan de rechterkant naar het formulier in de linkerkant.

Klik op opslaan.

Export/Import configuratie

Naast de knop '+ SECTIE' vind je een handig menu met drie bolletjes. Hiermee kun je eenvoudig het formulier exporteren of importeren.

Volg deze stappen om een nieuw type werkzaamheid aan te maken nadat je het ID hebt gekopieerd:

Ga naar een bestaand jobtype en exporteer het type of gebruik een eerder gemaakte export. Let op: als je de import op een ander jobtype wilt uitvoeren, moet je het ID in de eerste kolom vervangen. Verwijder onnodige regels voor dit formulier en voeg indien nodig extra regels toe. Zorg ervoor dat je het ID van het meetwaardetype hebt. Controleer of de Sectie kolom correct is ingevuld en pas indien nodig aan. Voeg na de Sectie kolom een extra kolom toe voor elke variant en plaats een kruisje bij elke regel die van toepassing is. Sla de wijzigingen op. Ga naar het jobtype dat je wilt aanpassen en importeer het bestand.

MERK OP

• Het is mogelijk om dezelfde type meetwaarde meerdere keren te importeren indien gekoppeld aan verschillende toestellen.
• Je kunt regels verwijderen.
• Meetwaarden die niet zijn toegewezen aan een variant worden altijd getoond.
• Meetwaarden moeten een ID hebben en worden niet automatisch aangemaakt tijdens de import.