# Integraties in Eye on Data
Eye on Data ondersteunt integraties met externe platforms om gegevensstromen te centraliseren en dubbele invoer te vermijden. Zo werk je efficiënter en behoud je controle over werkbonnen, planning, materiaal en tijdsregistratie.
# Overzicht
Niet elke organisatie gebruikt alle koppelingen. Ze worden doorgaans ingesteld door de beheerder van je organisatie of door Eye on Data support, en je vindt ze terug onder Organisatie > Integraties.
| Koppeling | Waarvoor | Relevant wanneer |
|---|---|---|
| Robaws | Klanten, contacten, verkooporders, projecten en artikelen ophalen; werkbonnen terugsturen | Je beheert je administratie in Robaws |
| SMTP | Alle uitgaande e-mail via je eigen mailserver | Je wil dat berichten van je eigen domein komen |
| Spryng | SMS bij alarmen | Je wil alarmen ook per SMS ontvangen |
Staat een koppeling niet aan, dan blijft het platform gewoon werken. Zonder SMTP vertrekt e-mail via de mailserver van Eye on Data; zonder Spryng worden alarmen enkel per e-mail bezorgd; zonder Robaws beheer je klanten, projecten en artikelen rechtstreeks in Eye on Data.
# Robaws-integratie
De koppeling met Robaws werkt in twee richtingen, elk met zijn eigen bron van waarheid:
| Richting | Wat | Bron van waarheid |
|---|---|---|
| Robaws → Eye on Data | Klanten, contacten, verkooporders, projecten en artikelen | Robaws is de bron voor administratie |
| Eye on Data → Robaws | Werkbonnen uit goedgekeurde werkflows | Eye on Data is de bron voor uitvoering |
De koppeling wordt per organisatie ingesteld. De ophaalrichting (Robaws → EoD) loopt automatisch elk uur, zolang de optie "Synchroniseer automatisch met Robaws" aanstaat. Staat die uit, dan wordt er niets opgehaald. De verzendrichting (EoD → Robaws) vertrekt op het moment dat een werkbon wordt doorgestuurd.
# Robaws → Eye on Data
Objecten worden aan elkaar gekoppeld via een koppel-ID. Je vindt dat per object terug onder Integraties IDs op de detailpagina.
Hoe snel komt een wijziging aan?
Robaws verstuurt bij elke wijziging meteen een melding naar Eye on Data, dus normaal staat een aanpassing er binnen enkele seconden. Komt die melding niet aan of kan ze niet verwerkt worden, dan wordt de wijziging opgepikt bij de volgende uurlijkse ophaling. Reken dus op maximaal een uur. Zie je daarna nog niets, kijk dan in de logs (zie Fouten opsporen).
# Klanten → Bedrijven
| Robaws | Eye on Data | Opmerking |
|---|---|---|
name | Naam | Verplicht. Een klant zonder naam wordt niet geïmporteerd. |
website | Website | |
vatIdNumber | BTW-nummer | |
address | Locatie Bedrijf | Enkel wanneer er een straat en nummer ingevuld is. |
invoiceAddress | Locatie Facturatie | Idem. |
archivedAt | Verwijderd | Archiveren in Robaws zet het bedrijf op verwijderd in EoD. |
| - | Type | Bij een nieuw bedrijf wordt dit Klant. Bij een bestaand bedrijf blijft je eigen keuze staan. |
| - | Standaard dienst | Wordt automatisch aangemaakt zodra het bedrijf voor het eerst gesynchroniseerd wordt. |
# Contacten van een klant → Gebruikers
| Robaws | Eye on Data | Opmerking |
|---|---|---|
name | Voornaam | |
surname | Naam | |
email | E-mailadres én gebruikersnaam | Verplicht. Een contact zonder e-mailadres wordt overgeslagen; dat wordt gemeld in de logs. |
tel | Telefoon | |
gsm | Extra telefoon | |
position | Functie | |
archivedAt | Login uitgeschakeld en gebruiker verwijderd | Een gearchiveerd contact kan niet meer inloggen. |
| - | Rol | Bij de eerste import krijgt het contact de rol Gast. Wijzig je die nadien in EoD, dan blijft je wijziging staan. |
Een Gast ziet enkel een dashboard
De rol Gast geeft een contact toegang tot het dashboard en verder niets: geen objectenboom, geen alarmen instellen. Moet het contact zijn installatie kunnen opvolgen en alarmwaarden instellen, ken hem dan de rol Verantwoordelijke toe. Zie Gebruikers voor wat elke rol precies mag.
Contacten worden opgehaald bij de klant, niet bij het project
De koppeling leest contacten uitsluitend bij de klant in Robaws. Contacten die in Robaws aan een project hangen, worden niet opgehaald.
Een contact wordt daarom gekoppeld aan het bedrijf in Eye on Data, en een bedrijfskoppeling geeft toegang tot alle projecten van dat bedrijf. Wil je iemand tot één werf beperken, koppel die persoon dan manueel aan die werf via Toegang op de projectpagina, en zet hem niet als contact bij de klant in Robaws.
Let ook op de omgekeerde richting: de synchronisatie verwijdert geen toegang. Haal je een contact bij een klant in Robaws weg, dan behoudt die persoon zijn toegang in Eye on Data tot je de koppeling daar manueel verwijdert.
# Verkooporders → Diensten
| Robaws | Eye on Data | Opmerking |
|---|---|---|
logicId | Naam | Zonder waarde wordt de standaardnaam gebruikt. |
title | Omschrijving | |
distance | Afstand | Wordt bij het doorsturen van een werkbon gebruikt voor de km-vergoeding. |
clientId | Bedrijf | Het bijhorende bedrijf moet al gesynchroniseerd zijn, anders volgt een fout. |
# Projecten → Projecten (werven)
| Robaws | Eye on Data | Opmerking |
|---|---|---|
planningName | Naam | Is die leeg, dan wordt logicId als naam gebruikt. |
logicId | Omschrijving | |
clientId | Bedrijf | Het bijhorende bedrijf moet al gesynchroniseerd zijn. |
date | Startdatum | |
siteAddress | Locatie Installatie | Zie de waarschuwing hieronder. |
archivedAt / deletedAt | Verwijderd | |
| - | Beschikbaarheid | Bij een nieuw project wordt standaard "altijd beschikbaar" ingesteld. |
Een leeg werfadres in Robaws overschrijft de locatie in EoD
Bij elke synchronisatie wordt de locatie van het project overgenomen uit het werfadres in Robaws. Staat daar geen straat en nummer, dan wordt de locatie in Eye on Data leeggemaakt.
Gevolg: het project en de assets eronder verdwijnen van de kaart en van het hoofddashboard, ook al blijven de toestellen gewoon meten en alarmeren. Dit speelt vooral bij projecten die in Robaws enkel voor verkoop of bestelling gebruikt worden en dus geen werfadres hebben. Vul in dat geval het werfadres in Robaws in, of geef de assets zelf coördinaten.
# Artikelen → Artikelen
| Robaws | Eye on Data | Opmerking |
|---|---|---|
name | Naam | Verplicht. |
articleNumber | Omschrijving | |
articleGroup | Artikeltype | Verplicht. Een artikel zonder artikelgroep in Robaws wordt niet geïmporteerd. De groep wordt automatisch als artikeltype aangemaakt. |
# Eye on Data → Robaws
Bij het doorsturen van een werkbon wordt in Robaws een work order aangemaakt of bijgewerkt.
| Eye on Data | Robaws | Opmerking |
|---|---|---|
| Naam van de werkflow | title | |
| Uiterste uitvoerdatum | date | |
| - | status | Wordt vast op "EOD rapport verstuurd" gezet. |
| Bedrijf | companyId | Via het koppel-ID van het bedrijf. |
| Project (werf) | projectId | Verplicht. Zonder koppel-ID op het project volgt een fout en wordt er niets verstuurd. |
| Dienst | salesOrderId | |
| Verbruikte artikelen | lineItems | Hoeveelheid plus het Robaws-artikel-ID. Een artikel zonder koppel-ID wordt gemeld en overgeslagen. |
| Afstand van de dienst | lineItems (km-vergoeding) en commuteEntries | Enkel wanneer er een afstand op de dienst staat. |
| Tijdsregistraties | timeEntries | Begin- en einduur, opmerking, en het werktype als artikel. |
| Meetwaarden met een koppel-ID | extraFields | Enkel meetwaarden waarvoor een Robaws-veld gekoppeld is. |
| Medewerkers | employeeId op de tijdsregistratie | Vraagt een manuele koppeling per medewerker. |
# Wat niet gesynchroniseerd wordt
- Assets, sensoren en dataconnectoren. Die beheer je volledig in Eye on Data; Robaws kent ze niet.
- Metingen, alarmen en dashboards.
- Projecttoegang van contacten. Zie de waarschuwing bij Contacten.
- Medewerkerkoppelingen. Die worden niet automatisch gelegd; je koppelt ze eenmalig manueel.
# Voorwaarden voor correcte synchronisatie
- Elk project in EoD moet een geldig koppel-ID hebben dat overeenkomt met het Robaws-project. Zonder dat ID kan er geen werkbon verstuurd worden.
- Artikelen moeten in Robaws in een artikelgroep zitten, en in EoD een koppel-ID hebben.
- Werktypes die je op tijdsregistraties gebruikt, moeten aan een Robaws-artikel gekoppeld zijn.
- Medewerkers moeten vooraf manueel gelinkt worden via hun koppel-ID.
- Enkel goedgekeurde werkbonnen worden doorgestuurd.
# Statusindicaties in de workflow
Bij elke taak die kan worden gesynchroniseerd met Robaws wordt de sync-status visueel weergegeven:
- 🟡 Wachtend op verzending
- 🟢 Succesvol verzonden
- 🔴 Fout opgetreden (controleer mapping of connectie)
# Configuratie
- Ga naar Organisatie > Integraties > Robaws en klik op Koppelen. Meld je aan bij Robaws en geef toestemming.
- Zet "Synchroniseer automatisch met Robaws" aan. Zonder die optie wordt er niets opgehaald.
- Vul de koppel-IDs in bij projecten, medewerkers, artikelen en werktypes.
- Controleer na de eerste synchronisatie de logs op overgeslagen klanten, contacten of artikelen.
# Fouten opsporen
Alles wat de koppeling doet of overslaat, komt in de logs terecht. Veelvoorkomende meldingen:
| Melding | Oorzaak |
|---|---|
| Contact … niet geïmporteerd door leeg e-mailadres | Het contact heeft geen e-mailadres in Robaws. |
| Geen bedrijf gevonden voor project … | Het bedrijf van dat project is nog niet gesynchroniseerd. |
| Geen artikel groep gevonden voor … | Het artikel zit in Robaws niet in een artikelgroep. |
| Geen Robaws ID gevonden voor project | Het project mist zijn koppel-ID; de werkbon is niet verstuurd. |
| Geen Robaws ID ingesteld voor artikel … | Het verbruikte artikel heeft geen koppel-ID en staat niet op de werkbon. |
# SMTP-integratie (eigen mailserver)
Standaard verstuurt Eye on Data alle uitgaande e-mail via zijn eigen mailserver, met noreply@eyeondata.eu als afzender en Eye on Data als afzendernaam. Met de SMTP-integratie laat je alle mail van je organisatie via je eigen mailserver vertrekken, zodat berichten van je eigen domein komen.
De instelling geldt voor de hele organisatie en voor alle uitgaande mail: alarmmeldingen, rapporten, werkbonverzendingen, uitnodigingen voor het platform en herinneringen.
# Velden
| Veld | Verplicht | Betekenis |
|---|---|---|
| Server | ✔ | De hostnaam van je SMTP-server, bijvoorbeeld smtp.jouwdomein.be. |
| Poort | ✔ | Meestal 587 met TLS, of 465 bij SSL. |
| TLS/SSL | Aanvinken wanneer je server een versleutelde verbinding vraagt. Laat je dit uit, dan wordt er onversleuteld verbonden. | |
| Gebruikersnaam | ✔ | De aanmeldnaam op je mailserver. |
| Wachtwoord | ✔ | Het bijhorende wachtwoord. Gebruik bij voorkeur een apart account of een app-wachtwoord, geen persoonlijk postvak. |
| E-mailadres | ✔ | Het adres waarmee mails verzonden worden, en waarop antwoorden terechtkomen. |
| Naam | De afzendernaam die de ontvanger ziet. Laat je dit leeg, dan valt de mail terug op de standaardnaam. |
# Configuratie
- Ga naar Organisatie > Integraties > SMTP en open de instellingen.
- Vul de gegevens van je mailserver in en bewaar.
- Zet de koppeling aan. Zolang die uitstaat, blijft de standaardmailserver van Eye on Data gebruikt worden.
- Controleer of er een testbericht aankomt, bijvoorbeeld door jezelf uit te nodigen of een rapport te versturen.
Per integratie kan je via Logs nakijken wat er verstuurd is en welke fouten er opgetreden zijn.
Verkeerde gegevens leggen ook je alarmmeldingen stil
Omdat álle uitgaande mail via deze server loopt, betekent een fout wachtwoord of een geblokkeerde poort dat ook alarmmeldingen per e-mail niet meer aankomen. Controleer na elke wijziging of er effectief mail vertrekt.
Let ook op de limieten van je eigen provider: veel mailservers begrenzen het aantal berichten per uur. Bij een organisatie met veel alarmen kan je daar tegenaan lopen.
# Spryng-integratie (SMS)
Met de Spryng-integratie verstuurt Eye on Data SMS-berichten bij alarmen. Dat is het enige waarvoor SMS gebruikt wordt: rapporten, uitnodigingen en werkbonnen gaan altijd per e-mail.
# Velden
| Veld | Verplicht | Betekenis |
|---|---|---|
| API-sleutel | ✔ | De sleutel van je Spryng-account. |
# Voorwaarden voor een geslaagde SMS
Een SMS wordt alleen verstuurd wanneer al deze voorwaarden voldaan zijn:
- De koppeling staat aan en er is een API-sleutel ingevuld.
- Het gaat om een productieomgeving. Op test- en staging-omgevingen worden geen SMS'en verstuurd, ook niet met een geldige sleutel.
- De ontvanger heeft een telefoonnummer op zijn profiel. Zonder nummer is het SMS-vinkje bij zijn meldingen niet aanklikbaar.
- De ontvanger heeft SMS aangevinkt voor de ernst van dat alarm, onder Meldingen > Alarmen.
- De ontvanger is geabonneerd op het bedrijf, de werf of de alarmregel in kwestie.
# Hoe het bericht vertrekt
| Afzender | De alfanumerieke naam Eye on Data |
| Nummer | Het telefoonnummer van het profiel, waarbij een + wordt weggelaten |
| Inhoud | De alarmmelding met asset, meetwaarde en tijdstip |
| Herhalen | Mislukt de verzending, dan volgen er nog twee pogingen na 5 minuten en een laatste na 30 minuten. Daarna wordt er niets meer geprobeerd tot het alarm sluit en opnieuw afgaat. |
Vul telefoonnummers met landcode in, bijvoorbeeld +32478123456. Het platform valideert het nummer niet: een nummer zonder landcode wordt wél doorgestuurd en door Spryng geweigerd.
# Configuratie
- Ga naar Organisatie > Integraties > Spryng en open de instellingen.
- Vul de API-sleutel in en bewaar.
- Zet de koppeling aan.
- Zorg dat de betrokken gebruikers een telefoonnummer op hun profiel hebben en SMS aangevinkt hebben voor de gewenste ernst.
Er is geen waarschuwing wanneer je krediet opraakt
Eye on Data houdt het saldo van je Spryng-account niet in het oog. Raakt je krediet op, of is de afzendernaam Eye on Data bij je provider niet (meer) geregistreerd, dan weigert Spryng elke SMS en gaan er zonder verdere melding geen SMS'en meer buiten. E-mailmeldingen blijven wel werken.
Controleer daarom bij twijfel de Logs bij de integratie: een geweigerde SMS komt daar terecht. Houd het saldo van je Spryng-account zelf in het oog.