Gebruikers

Een persoon die het Eye on Data-platform gebruikt, kan zowel iemand zijn die binnen de organisatie werkt als iemand van buiten de organisatie. Deze persoon kan ook verbonden worden aan projecten van een bedrijf. Standaard zijn er geen projecten waaraan ze automatisch gekoppeld zijn, dus hebben ze geen toegang tot informatie over projecten. Ze moeten expliciet toestemming krijgen om toegang te krijgen.

De profielen van gebruikers worden opgeslagen in een apart systeem genaamd IAM. Hierdoor kunnen de profielen gemakkelijk worden aangepast of verwijderd. Bovendien worden de gegevens die door gebruikers worden verzameld, gepseudonimiseerd.

Mijn profiel

Je kan je profiel bekijken en bewerken door rechtsboven op je gebruikersnaam te klikken en te kiezen voor "Mijn profiel":

Algemeen

• Voornaam (verplicht)
• Familienaam (verplicht)
• Jobtitel
• E-mailadres (verplicht)
• Telefoon
• Extra Telefoon
• Gebruikersnaam (automatisch samengesteld op basis van voornaam en familienaam)
• Notities

Adres

Op de tab Adres kan je volgende gegevens aanvullen:

• Straat + nummer
• Postcode
• Stad/Gemeente
• Regio
• Land
• Opmerkingen

Notificaties

Navigeer naar de tab notificaties om volgende instellingen te configureren:

1. Voor welk type alarm wens je notificaties te ontvangen (kritiek, waarschuwing, OK, Info of Timeout), standaard Kritiek.
2. Voor welke alarmen wens je notificaties te ontvangen
3. Indien je de rapporten wenst te ontvangen voor de projecten waaraan je account is gekoppeld. Als laatste stap klik je op opslaan

Koppelingen

Koppelingen laten toe om je account met andere systemen te synchroniseren.

Microsoft

Nadat je de toegang hebt goedgekeurd zullen de toegekende taken vanuit Eye on Data naar uw Outlook kalender worden gesynchroniseerd.

Authenticatie

Om in te loggen op het Eye on Data-platform, ga je naar organisatie.eyeondata.eu en meld je je aan met je gebruikersnaam of e-mailadres en wachtwoord. Als je een SSO-account hebt gekoppeld, kun je direct inloggen met de daarvoor bestemde knop.

Verschillende handelingen, waaronder het inloggen, worden vastgelegd als Eye on Data-gebeurtenissen en tijdelijk bewaard als audit gebeurtenissen.

OPMERKING

Een gebruikersnaam en e-mailadres dient uniek te zijn, indien deze al bestaat krijg je volgende foutmelding: Er bestaat reeds een gebruiker met gekozen gebruikersnaam/e-mailadres!

Types

Afhankelijk van de toegekende rol kan je gebruikers op één van volgende tabs terug vinden:

Medewerkers

Medewerkers binnen de eigen organisatie met één van volgende rollen: beheerder, manager of medewerker. Deze gebruikers worden aan het eigen bedrijf (organisatie) gekoppeld.

Contacten

Contacten buiten de eigen organisatie met één van volgende rollen: gast of verantwoordelijke. Deze gebruikers worden aan een extern bedrijf (klant/leverancier) gekoppeld.

Teams

Eén of meer medewerkers binnen de organisatie kunnen worden toegevoegd aan een team. Dit maakt het mogelijk om teams te verbinden met een bedrijf en projecten, in plaats van individuele gebruikers.

Bovendien kunnen teams worden ingezet bij het plannen en toewijzen van taken. Elke gebruiker moet minstens aan één team worden toegewezen, maar het is ook mogelijk om aan meerdere teams te worden gekoppeld.

MERK OP

Elk team heeft één verantwoordelijke.

Rollen

Elke gebruiker zal één rol worden toegekend, een rol bepaalt de rechten van de gebruiker:

rol	beschrijving
admin	beheerder
lead	manager
member	medewerker
responsible	verantwoordelijke
contributor	gast
connector	databron
informant	anonieme gast

Beheerder

Een organisatie heeft steeds één of meerdere gebruikers met de rol beheerder die de instellingen van de organisatie en algemene configuratie uitvoeren.

Manager

Een team heeft steeds één of meerdere gebruikers met de rol manager die projecten opvolgt en de configuratie van het project beheren.

Medewerker

Een team heeft optioneel één of meerdere gebruikers die meewerken aan het project. Deze gebruikers kunnen alle informatie raadplegen en toevoegen aan het project maar geen configuratie uitvoeren.

Databron

Een project heeft optioneel één of meerdere databronnen die betrokken zijn bij het project. Deze gebruikers of toestellen kunnen beperkte informatie van het project raadplegen en data toevoegen maar geen configuratie uitvoeren.

Verantwoordelijke

Een project heeft optioneel één of meerdere contacten die betrokken zijn bij het project. Deze gebruikers kunnen naast informatie raadplegen ook gegevens en gast gebruikers toevoegen.

Gast

Een project heeft optioneel één of meerdere contacten die betrokken zijn bij het project. Deze gebruikers kunnen enkel beperkte informatie van het project raadplegen, toegekende taken afwerken en raadplegen.

Informant

Een project heeft optioneel informanten die maar voor een specifieke taak betrokken zijn bij het project. Deze anonieme gebruikers kunnen enkel deze taak uitvoeren, raadplegen en aanpassen via de mobiele applicatie (a.d.h.v. URL en code).

Rechten

* : GDPR Informatie enkel over zichzelf op te vragen en aan te passen. ** : Anoniem invullen van vragenlijst.

Legende

• C : Aanmaken
• R : Bekijken
• U : Wijzigen
• D : Verwijderen
• r : Opzoeken (beperkt tot naam, beschrijving, type en tot onderdelen gekoppeld aan de gebruiker)

OPMERKING

Enkel voor de beheerder worden de rechten op het volledige platform toegepast. Voor de overige rollen worden deze rechten enkel toegepast op de projecten die gekoppeld werden aan de gebruiker. Afhankelijk van de licentie zullen onderdelen al dan niet beschikbaar zijn.

OPMERKING

Indien je als gebruiker navigeert naar een module of dashboard waar je geen rechten op hebt zal een foutpagina (403) worden getoond.

Permission	Module	Onderdeel	Beheerder	Manager	Medewerker	Databron	Gast	Anonieme gast
dashboards	Dashboards	Dashboards	CRUD	R	R	R	R	-
dashboards.reports	Dashboards	Rapport	CRD	CR	R	R	R	-
requests	Dashboards	Control	CRUD	CRUD	CRU	CRU	RU	U
tasks.jobs	Taken	Taken(lijst)	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
responses	Taken	Antwoord	CRUD	CRUD	CRU	CRU	RU	U
responses.timetracking	Antwoord	Timetracking	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
responses.reports	Taken	Rapport	CRD	CR	R	R	R	-
tasks.planning	Taken	Planning	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
tasks.task	Taken	Workflow instanties	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
tasks	Taken	Routes	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
tasktypes	Workflows	Workflow processen	CRUD	CRU	-	-	-	-
jobtypes	Jobtypes	Job types	CRUD	CRU	-	-	-	-
projects	Projecten	Projecten	CRUD	CRU	R	-	-	-
services	Diensten	Diensten	CRUD	CRU	R	r	r	r
servicetypes	Diensten	Type diensten	CRUD	RU	R	-	-	-
companies	Bedrijven	Bedrijven	CRUD	CRU	R	r	r	r
products.articles	Materialen	Artikelen	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
products.devices	Materialen	Toestellen	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
products.tools	Materialen	Gereedschap	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
producttypes	Materialen	Type producten	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
measurementtypes	Meetwaardes	Meetwaardes	CRUD	CRU	-	-	-	-
storageobjects	Opslag	Opslag	CRUD	CR	CR	-	-	-
lists	Lijsten	Lijsten	CRUD	CR	CR	-	-	-
listItems	Lijsten	Lijst items	CRUD	CR	CR	-	-	-
queries	Queries	Queries	CRUD	CR	CR	-	-	-
depots	Depots	Depots	CRUD	CR	CR	-	-	-
vehicles	Voertuigen	Voertuigen	CRUD	CR	CR	-	-	-
organization.settings	Organisatie	Instellingen	RU	-	-	-	-	-
users.employees	Organisatie	Medewerkers	CRUD	RU*	RU*	-	-	-
groups	Organisatie	Teams	CRUD	RU*	RU*	-	-	-
users.informants	Organisatie	Contacten	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
users.contributors	Organisatie	Databronnen	CRUD	RU*	RU*	-	-	-
organization.integrations	Organisatie	Koppelingen	CRUD	RU*	RU*	-	-	-
mobile.calendar	Home	Agenda	CRUD	R	R	R	R	-
mobile.projects	Home	Projecten	CRUD	R	R	R	R	-
mobile.dashboards	Home	Dashboards	CRUD	R	R	R	R	-
mobile.timetracking	Taken	Timetracking	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-
mobile.jobs	Taken	Taken	CRUD	CRUD	CRU	-	-	-

OPMERKING

Voor Dashboards en rapporten betekent het aanmaken, wijzigen, aanpassen en verwijderen een bestaand type dashboard of rapport (template) met een object linken. Voor Type Dashboards en Type Rapporten betekent het aanmaken, wijzigen, aanpassen en verwijderen van een type dashboard of rapport (template). Merk op dat de dashboards en rapporten niet enkel in deze modules beschikbaar zijn maar ook bij de objecten, vb. tab dashboards van een project.

FAQ

Hoe voeg ik een interne gebruiker (medewerker) toe

Een gebruiker kan op volgende manieren worden toegevoegd:

• Manueel door als gebruiker in de modules Organisatie, Bedrijven of projecten op de tab Medewerkers te klikken op toevoegen.
• Importeren door als gebruiker in de modules Organisatie, Bedrijven of Projecten op de tab Medewerkers te klikken op importeren.

Hoe voeg ik een gast (contact) toe

Een gast kan op volgende manieren worden toegevoegd:

• Manueel door als een gebruiker in de module Projecten, tab Contacten te klikken op toevoegen.
• Manueel door als een gebruiker via het dashboard (zie onderstaande instructievideo).

Volgende gegevens kunnen worden ingevuld:

• Voornaam (verplicht)
• Familienaam (verplicht)
• Jobtitel
• E-mailadres (verplicht)
• Telefoon
• Extra Telefoon
• Gebruikersnaam (automatisch samengesteld op basis van voornaam en familienaam)
• Opmerkingen
• Adres

Op de achtergrond zal automatisch de gast-rol worden toegekend.

Bekijk hieronder een instructievideo hoe u gasten kan toevoegen en uitnodigen vanaf een dashboard:

Een bestaande gebruiker koppelen

Indien je een gast gebruiker toevoegt die reeds bestaat krijg je een foutmelding te zien dat de gebruikersnaam en/of e-mail reeds in gebruik is. Tijdens het toevoegen van een gebruiker aan een dashboard krijg je meteen de suggestie om de bestaande gebruiker te koppelen.

Hoe kan ik een nieuw wachtwoord aanvragen

Met deze stappen kun je veilig en snel een nieuw wachtwoord aanmaken en je toegang tot het account herstellen. Zorg ervoor dat je een sterk wachtwoord kiest voor de beveiliging van je account.

Wachtwoord Vergeten - Zo maak je een nieuw wachtwoord aan:

1. Wachtwoord Vergeten Link:

• Klik op "Wachtwoord Vergeten" onder het inlogscherm.
• Vul je geregistreerde e-mailadres in en klik op "Verstuur".

2. E-mail Verificatie:

• Controleer je e-mail en klik op de ontvangen bevestigingslink.
• Zorg ervoor dat de link binnen de aangegeven tijd wordt geactiveerd.

3. Wachtwoord Herstel Pagina:

• Volg de link om naar de Wachtwoord Herstel Pagina te gaan.
• Voer een nieuw wachtwoord in dat voldoet aan de opgegeven veiligheidsvereisten.

4. Opslaan en Inloggen:

• Klik op "Opslaan" om het nieuwe wachtwoord te bevestigen.
• Ga naar het inlogscherm en log in met je bijgewerkte inloggegevens.

Hoe ken ik een rol toe aan een gebruiker

Wanneer je een gebruiker aanmaakt is het verplicht om een rol toe te kennen. Als admin gebruiker kan je in de module Organisatie, tab Gebruikers een gebruiker selecteren. In het volgende venster kan je de rol aanpassen.

Hoe verwijder ik een gebruiker

Als je de juiste rechten hebt, kun je een gebruiker van het platform verwijderen door op het verwijder icoon naast hun naam te klikken. Houd er rekening mee dat alle gegevens die door deze gebruiker zijn verzameld op het Eye on Data-platform beschikbaar blijven, maar niet langer aan een specifiek gebruikersprofiel zijn gekoppeld.

Aangezien de verzamelde gegevens nu losgekoppeld zijn van het gebruikersprofiel, zal het volledige profiel worden verwijderd.

OPMERKING

Het verwijderen van een gebruiker is onomkeerbaar. Na het verwijderen van een gebruiker is het mogelijk om een nieuwe gebruiker aan te maken met dezelfde gebruikersnaam en e-mailadres, maar dit moet worden beschouwd als het aanmaken van een geheel nieuw account.

Hoe (ont)koppel ik een gebruiker aan een project of bedrijf

Op de tab medewerkers (interne gebruikers) of contacten (externe gebruikers) van het project of bedrijf kan je gebruikers (ont)koppelen.

Wat is het verschil tussen een team en een squad?

Interne gebruikers zijn permanent georganiseerd in teams met één of meerdere managers en medewerkers. Daarnaast kan voor een specifieke opdracht een aantal gebruikers met de nodige skills van één of meerdere teams tijdelijk worden gegroepeerd in een squad.

Hoe importeer ik gebruikers

Importeren kan als admin gebruiker in de module Organisatie, tab Gebruikers, modules Bedrijven of Projecten, tab contacten (extern) of medewerkers (intern) en te klikken op importeren.

Hoe koppel ik een gebruiker aan een bedrijf of project

Bij het importeren kan enkel de algemene informatie en adresinformatie worden opgeladen. Het is niet mogelijk om bij de import een gebruiker te koppelen aan één of meerdere bedrijven of projecten vanuit de module Organisatie, dit is wel mogelijk wanneer je een gebruiker manueel aanmaakt of importeert vanuit de modules Bedrijven en Projecten.

Indien je gebruikers wenst te koppelen aan een bedrijf of project tijdens het importeren, dan navigeer je naar het bedrijf of het project in de module Bedrijven of Projecten en importeer je de medewerkers of contacten via deze modules. Automatisch zullen deze gebruikers dan gekoppeld worden.

Waardes voor importeren van gebruikers

Instelling	EN	NL	Omschrijving
user.id	id	nummer	dit nummer kan je leeg laten voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het nummer laten staan van een export bestand om een bestaande gebruiker aan te passen.
user.username	username	gebruikersnaam	gebruikersnaam.
user.role	user role	gebruikersrol	gebruikersrol waar je de gebruiker wenst aan te koppelen.
user.jobtitle	job title	functie titel	Functie van de gebruiker.
user.given_name	given name	voornaam	voornaam
user.family_name	family name	achternaam
user.middle_name	middle name	midden-naam
user.nick_name	nick name	bijnaam
user.phone_number	phone number	telefoonnummer
user.email	email	email
user.birthdate	birthdate	geboortedatum
user.gender	gender	geslacht	[M, F]
user.language	language	taal	Voorkeurstaal voor gebruikersinterface en rapporten
user.locale	locale	landinstelling	LCID string
user.iban	International Bank Account Number	IBAN
user.bic	Business Identifier Code	BIC
address.country	country	land	2-letterig ISO-code
address.locality	locality	plaats
address.postal_code	postal code	postcode
address.region	region	regio
address.street_address	street address	adres
user.notes	notes	commentaar
user.extra_email	extra email	extra email	extra email addresses
user.extra_phone	extra phone number	extra telefoonnummer	extra telefoonnummers

Toegestane waardes

Type	Waarde
Datum	formaat JJJJ-MM-DD

Waarde

nummer	gebruikersnaam	gebruikersrol	functie titel	voornaam	achternaam	midden-naam	bijnaam	telefoonnummer	e-mail	geboortedatum	geslacht	landinstelling	IBAN	BIC	land	plaats	postcode	regio	adres	commentaar
	Lander	contributor	Projectleider	Lander	Dufour		LDU	+32472517249	lander@eyeondata.be	2020-01-01	M	nl-BE			Belgium	Zwevezele	8750	West-Vlaanderen	Kleistraat 2